ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
1. Общие положения
1.1 Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) подготовлена в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» №152-ФЗ от 27 июля 2006 года (далее – Закон) и определяет позицию ООО «ЯКОБС ДАУ ЭГБЕРТС РУС» (далее – Компания) в области обработки и защиты персональных данных (далее – Данные), соблюдения прав и свобод каждого человека и, в особенности, права на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.
1.2 Настоящая Политика распространяется на Данные, полученные как до, так и после ее ввода в действие.
1.3 Понимая важность и ценность Данных, а также заботясь о соблюдении конституционных прав граждан Российской Федерации и граждан других государств, Компания обеспечивает надежную защиту Данных.
2. Термины, определения, сокращения
2.1 Под Данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (гражданину). Т.е. к такой информации, в частности, относятся: ФИО, год, месяц, дата и место рождения, адрес, сведения о семейном, социальном, имущественном положении, сведения об образовании, профессии, доходах, паспортные данные, телефон, e-mail, а также другая информация.
2.2 Под обработкой Данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с Данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. К таким действиям (операциям) относятся: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение Данных.
2.3 Под безопасностью Данных понимается защищенность Данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения Данных, а также от иных неправомерных действий в отношении Данных.
3. Правовые основания и цели обработки Данных
Обработка и обеспечение безопасности Данных в Компании осуществляются в соответствии с требованиями Конституции Российской Федерации, Закона, Трудового кодекса Российской Федерации, подзаконных актов, других определяющих случаи и особенности обработки Данных федеральных законов Российской Федерации, руководящих и методических документов ФСТЭК России и ФСБ России.
3.1. Перечень субъектов персональных данных
Субъектами персональных данных, обрабатываемых Компанией, являются:
- работники;
- родственники работников;
- представители контрагентов;
- клиенты (потребители продукции);
- соискатели на вакантные должности;
- посетители.
3.2. Правовые основания обработки персональных данных
Компания осуществляет обработку персональных данных указанных субъектов с целью осуществления возложенных на Компанию законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей в соответствии с Федеральным законодательством,
3.3. Цели обработки персональных данных
В Компании обрабатываются персональные данные субъектов в следующих целях:
1) Работников:
- предоставление социальных льгот работникам (обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также социально-экономическая поддержка работников (предоставление социального пакета));
- оформление банковских карт в рамках зарплатного проекта;
- заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц работникам, оформление виз;
- обеспечение внутренних трудовых и производственных процессов;
- организация пропускного режима (на территорию БЦ «Садовая плаза», Завода Компании в Горелово, в офисные и производственные помещения на Заводе, а также иные помещения Компании);
- определение профессиональной пригодности по состоянию здоровья;
- логистика грузов, управление транспортом;
- предоставление корпоративной мобильной связи;
- организация подготовки доверенностей, учет и контроль над их использованием;
- начисление заработной платы;
- исполнение требований законодательства РФ (постановления Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций», Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», Федерального закона «Об основах обязательного социального страхования», ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также прочих законодательных актов);
2) Родственников работников:
- предоставление работникам льгот и гарантий, предусмотренных федеральным законодательством для лиц, имеющих (усыновивших) детей, лиц с семейными обязанностями;
- выполнение требований нормативных правовых актов органов государственного статистического учета;
- оповещение родственников работников о несчастном случае на производстве (ст. 228 Трудового кодекса РФ);
- исполнение требований Трудового кодекса РФ № 197-ФЗ от 30.12.2001 (Глава 41 «Особенности регулирования труда женщин, лиц с семейными обязанностями»;
- исполнение решений суда по взысканию денежных средств с работников (алименты и иные взыскания).
3) Представителей контрагентов (в т.ч. работников контрагентов):
- учет внешних работников;
- логистика грузов, управление транспортом;
- повышение и контроль навыков дистрибьюторов;
- предоставление доступа к информационным системам Компании;
- заключение договоров с поставщиками.
4) Соискателей на вакантные должности:
- поиск потенциальных кандидатов для трудоустройства;
- занесения кандидатуры соискателя в кадровый резерв Компании.
5) Посетителей:
- соблюдение внутриобъектового пропускного режима и обеспечение разового пропуска посетителей;
- обеспечение личной безопасности работников; обеспечение сохранности имущества Компании.
6) Клиентов (потребителей продукции, посетителей корпоративных сайтов Компании, участников акций):
- обработка входящей корреспонденции (обработка жалоб, обращений и формирование ответов на вопросы о продукции Компании);
- ведение статистики звонков;
- оказание персонализированных услуг зарегистрированным пользователям, информирование пользователя.
4. Принципы и правила обработки данных
4.1 При обработке Данных Компания придерживается следующих принципов:
- обработка Данных осуществляется на законной и справедливой основе;
- данные не раскрываются третьим лицам и не распространяются без согласия субъекта Данных (если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации);
- определение конкретных законных целей до начала обработки (в т.ч. сбора) Данных;
- ведется сбор только тех Данных, которые являются необходимыми и достаточными для заявленных целей обработки;
- обработка Данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
- уничтожение либо обезличивание Данных по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении целей.
4.2 Компания не осуществляет обработку Данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных, философских и иных убеждений, интимной жизни, членства в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
4.3 Компания обрабатывает Данные о состоянии здоровья только в объеме, необходимом в целях соблюдения трудового законодательства Российской Федерации.
4.4 В случаях, установленных законодательством Российской Федерации, Компания вправе осуществлять передачу Данных третьим лицам (федеральной налоговой службе, государственному пенсионному фонду и пр.).
4.5 Компания вправе поручить обработку Данных субъектов Данных третьим лицам с согласия субъекта Данных, на основании заключаемого с этими лицами договора.
4.6 Лица, осуществляющие обработку Данных на основании заключаемого с Компанией договора (поручения оператора), обязуются соблюдать принципы и правила обработки и защиты Данных, предусмотренные Законом. Для каждой третьей стороны в договоре определяется перечень действий (операций) с Данными, которые будут совершаться третьим лицом, осуществляющим обработку Данных, цели обработки, устанавливается обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность Данных при их обработке, указываются требования к защите обрабатываемых Данных в соответствии с Законом.
4.7 В целях исполнения требований действующего законодательства Российской Федерации и своих договорных обязательств Компания осуществляет обработку Данных как с использованием, так и без использования средств автоматизации. Совокупность операций обработки включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение Данных.
4.8 В Компании запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки Данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта Данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5. Права и обязанности субъектов Данных, а также Компании в части обработки Данных
5.1. Субъект, Данные которого обрабатываются Компанией, имеет право:
◦ получать от Компании сведения, предусмотренные Законом или другими нормативно-правовыми актами Российской Федерации;
• требовать от Компании уточнения своих Данных, их блокирования или уничтожения в случае, если Данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать свое согласие на обработку Данных;
• на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и/или компенсацию морального вреда в судебном порядке
• иные права, предусмотренные действующим законодательством
5.2. Компания в процессе обработки Данных обязана:
• предоставить субъекту Данных по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Закона, с учетом ограничений, установленных в Законе;
• разъяснить субъекту Данных юридические последствия отказа предоставить Данные, если предоставление Данных является обязательным в соответствии с Федеральным законом;
• до начала обработки Данных (если Данные получены не от субъекта Данных) предоставить субъекту Данных следующую информацию, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 статьи 18 Закона:
◦ наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес Компании или ее представителя;
◦ цель обработки Данных и ее правовое основание;
◦ предполагаемые пользователи Данных;
◦ установленные Законом права субъектов Данных;
◦ источник получения Данных;
• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты Данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения Данных, а также от иных неправомерных действий в отношении Данных;
• опубликовать в сети Интернет и обеспечить неограниченный доступ с использованием сети Интернет к документу, определяющему политику Компании в отношении обработки Данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите Данных;
• предоставить безвозмездно субъектам Данных и/или их представителям возможность ознакомления с Данными при обращении с соответствующим запросом в течение 30 дней с даты получения подобного запроса;
• осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых Данных, относящихся к субъекту Данных, или обеспечить их блокирование (если обработка Данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Компании) с момента обращения или получения запроса на период проверки, в случае выявления неправомерной обработки Данных при обращении субъекта Данных или его представителя либо по запросу субъекта Данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных;
• уточнить Данные либо обеспечить их уточнение (если обработка Данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Компании) в течение 7 рабочих дней со дня предоставления сведений и снять блокирование Данных в случае подтверждения факта неточности Данных на основании сведений, предоставленных субъектом Данных или его представителем;
• прекратить неправомерную обработку Данных или обеспечить прекращение неправомерной обработки Данных лицом, действующим по поручению Компании, в случае выявления неправомерной обработки Данных, осуществляемой Компанией или лицом, действующим на основании договора с Компанией, в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты этого выявления;
• прекратить обработку Данных или обеспечить ее прекращение (если обработка Данных осуществляется другим лицом, действующим по договору с Компанией) и уничтожить Данные или обеспечить их уничтожение (если обработка Данных осуществляется другим лицом, действующим по договору с Компанией) в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки Данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект Данных, в случае достижения цели обработки Данных;
• прекратить обработку Данных или обеспечить ее прекращение и уничтожить Данные или обеспечить их уничтожение в случае отзыва субъектом Данных согласия на обработку Данных, если Компания не вправе осуществлять обработку Данных без согласия субъекта Данных.
5.3. Обработку обращений субъектов ПДн осуществляет лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных.
6. Требования к защите Данных
6.1. Компания при обработке Данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты Данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения Данных, а также от иных неправомерных действий в отношении Данных.
6.2. К таким мерам в соответствии с Законом, в частности, относятся:
- назначение лица, ответственного за организацию обработки Данных, а также лица, ответственного за обеспечение безопасности Данных;
- разработка и утверждение локальных нормативных актов по вопросам обработки и защиты Данных;
- применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности Данных:
- определение угроз безопасности Данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
- применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности Данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите Данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности Данных;
- применение средств защиты информации;
- учет машинных носителей Данных;
- обнаружение фактов несанкционированного доступа к Данным и принятие мер по недопущению подобных инцидентов в дальнейшем;
- восстановление Данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- установление правил доступа к Данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с Данными в информационной системе персональных данных;
- контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности Данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных;
- оценка вреда, который может быть причинен субъектам Данных в случае нарушения требований Закона, соотношение указанного вреда и принимаемых Компанией мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом;
- соблюдение условий, исключающих несанкционированный доступ к материальным носителям Данных и обеспечивающих сохранность Данных;
- ознакомление работников Компании, непосредственно осуществляющих обработку Данных, с положениями законодательства Российской Федерации о Данных, в том числе с требованиями к защите Данных, локальными актами по вопросам обработки и защиты Данных.
7. Сроки обработки (хранения) Данных
7.1. Сроки обработки (в т.ч. хранения) Данных определяются:
• на основании установленных целей обработки Данных;
• в соответствии со сроком действия договора с субъектом Данных;
• на основании сроков, определённых приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
• требованиями Федерального законодательства;
• требованиями операторов Данных, по поручению которых Компания осуществляет обработку Данных;
• сроками исковой давности.
7.2. Данные, срок обработки (в т.ч. хранения) которых истек, должны быть уничтожены, если иное не предусмотрено Федеральным законодательством. Хранение Данных после прекращения их обработки допускается только после их обезличивания.
8. Порядок получения разъяснений по вопросам обработки Данных
8.1. Лица, чьи Данные обрабатываются Компанией, могут получить разъяснения по вопросам обработки своих Данных (в том числе, отозвать свое согласие на обработку ПДн), обратившись лично в Компанию или направив соответствующий письменный запрос по адресу филиала Компании в г. Москва: 127006, Долгоруковская улица, д. 7, вниманию ответственного за организацию обработки персональных данных.
8.2. В случае направления официального запроса в Компанию в тексте запроса необходимо указать:
- фамилию, имя, отчество субъекта Данных или его представителя;
- номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта Данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- сведения, подтверждающие наличие у субъекта Данных отношений с Компанией;
- подпись субъекта Данных (или его представителя). Если запрос отправляется в электронном виде, то он должен быть оформлен в виде электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9. Особенности обработки и защиты Данных, собираемых Компанией с использованием сети Интернет
9.1. Общие положения
9.1.1. Компания осуществляет обработку Данных пользователей сайтов брендов Компании ООО «ЯКОБС ДАУ ЭГБЕРТС РУС» (далее – сайты), поступающих при регистрации пользователей. Сайты предоставляют возможность пользователям зарегистрироваться для участия в акциях, проводимых Компанией, отслеживания новостей Компании, размещения обращений (жалоб, вопросов, пожеланий, отзывов, благодарностей), направленных в адрес Компании. При регистрации пользователи могут указать такие данные, как фамилия, имя, адрес электронной почты, пол, год рождения, номер телефона, почтовый адрес и пр.
9.1.2. Также обращения клиентов и иных лиц могут поступать в электронном виде на адреса корпоративной почты Компании и на бумажных носителях по почте.
9.2. Сбор данных
Сбор Данных клиентов Компании осуществляется путём их предоставления субъектами следующими способами:
- заполнение электронных форм на сайтах Компании;
- направление писем с обращениями на адреса корпоративной электронной почты Компании;
- направление писем с обращениями (на бумажных носителях) по адресу Компании.
9.3. Использование Данных
9.3.1. Компания вправе пользоваться предоставленными Данными в соответствии с заявленными целями их сбора при наличии согласия субъекта Данных, если такое согласие требуется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области Данных.
9.3.2. Полученные Данные в обобщенном и обезличенном виде могут использоваться для лучшего понимания потребностей покупателей продукции Компании и улучшения качества продукции и обслуживания.
9.4. Передача Данных
9.4.1. Компания может передавать Данные субъектов, получаемые через сайт, третьим лицам, осуществляющим доставку и выдачу призов участникам по итогам проведения акций.
9.4.2. Данные субъектов могут передаваться третьим лицам в случае формирования ответа на правомерные запросы государственных органов в соответствии с законами, решениями суда и пр.
9.4.3. Данные не могут передаваться третьим лицам для маркетинговых, коммерческих и иных аналогичных целей, за исключением случаев получения предварительного согласия субъекта Данных.
9.4.4. Пользователь сайта может в любое время отозвать свое согласие на обработку Данных, направив письмо по адресу электронной почты, указанному для этих целей на соответствующем сайте. После получения такого сообщения обработка Данных пользователя будет прекращена, а его Данные будут удалены, за исключением случаев, когда обработка может быть продолжена в соответствии с Законом.
10. Заключительные положения
Настоящая Политика является локальным нормативным актом Компании. Настоящая Политика является общедоступной.
Настоящая Политика может быть пересмотрена в любом из следующих случаев:
• при изменении законодательства Российской Федерации в области обработки и защиты Данных;
• в случаях получения предписаний на устранение несоответствий, затрагивающих область действия Политики;
• по решению руководства Компании;
• при изменении целей обработки Данных;
• при изменении организационной структуры, структуры информационных и/или телекоммуникационных систем (или введении новых);
• при применении новых технологий обработки Данных (в т. ч. передачи, хранения);
• при появлении необходимости в изменении процесса обработки Данных, связанного с деятельностью Компании.
В случае неисполнения положений настоящей Политики Компания и ее работники несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Контроль исполнения требований настоящей Политики осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки ПДн Компании.